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如何強化與控制連鎖店總部的采購功能

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2024-01-04 07:01:10  來源:電商聯(lián)盟  作者:樂發(fā)網(wǎng)  瀏覽次數(shù):26

連鎖店總部的 采購 功能是運作連鎖企業(yè)的核心功能,強化 采購 功能并對其實施嚴格的控制,是每一個連鎖企業(yè)需要高度重視的。

  一、強化 采購 功能的兩種主要方法

  針對目前我國許多連鎖企業(yè) 采購 業(yè)務運轉(zhuǎn)的實際,提出兩種方法作為大家的參考。

  1、制定供貨商準入制度

  絕大多數(shù)中國的連鎖企業(yè)中,每天 采購 部里供貨商客戶盈門,一片嘈雜,給人一種無序的印象,但其中工作效率并不高。造成此種狀況的原因是,許多供貨商并不是符合連鎖企業(yè)條件的供貨商,但我們已花費了大量時間進行了接觸交往,結果對雙方都一無所獲。因此要提高 采購 業(yè)務部的工作效率,就需要制定一個供貨商的準入制度,即在進入正式談判之前,制定這樣一個制度,告知連鎖企業(yè)要求供貨商配合做到的基本交易條件,如供貨商作出承諾即可安排正式的交易談判。這種方法可以制度的形式選不合格的供貨商,使業(yè)務談判程序化并提高效率。

  2、制定對供貨商接待與信息反饋的時間制度

  我們許多的連鎖企業(yè)以公司的作息時間作為供貨商的接待時間,這樣就客觀上造成一種事實, 采購 業(yè)務部每天都在接待供貨商,其工作人員根本無時間去進行市場調(diào)查,下門店了解商品的適銷率、商品價格、競爭對手的商品線組合和價格線組合,而是把大量時間花在供貨商接待上,缺乏時間對市場進行了解。所以在制度上進行規(guī)定,規(guī)定接待進貨商的時間,這種時間一般以一周2天為好,余出3天讓 采購 業(yè)務人員進行市場調(diào)查和制定 采購 計劃,這也是提高 采購 業(yè)務工作質(zhì)量的時間上的保證。提高 采購 工作效率很重要的一環(huán)是對供貨商信息反饋的時間承諾,即對新的供貨商提供的商品,或?qū)υ泄┴浬痰男缕肥欠衲苓M入連鎖公司的 采購 系統(tǒng),要制定時間規(guī)定,不能讓供貨商無限期等待,無這種時間承諾制往往會失去許多商機,也會造成 采購 業(yè)務人員工作的低效率化。

  二、 采購 業(yè)務部的程序化分段控制法

  我國許多連鎖企業(yè)中現(xiàn)行的 采購 業(yè)務流程必須改變,這種流程的缺點是,單人的全過程操作,雖然最后由總經(jīng)理決定,但往往是形同虛設的,而最大的缺陷是,缺乏監(jiān)督和控制,如控制不當會造成對連鎖企業(yè)的災難性后果。如在我國一些連鎖企業(yè)中已有一些現(xiàn)象值得深思,如 采購 部業(yè)務人員具有供貨商公司的股權,對供貨商付款由 采購 部說了算,公司交易條件的回扣等等,如不加強對 采購 業(yè)務部門的控制,連鎖企業(yè)就不可能良性發(fā)展。所以對 采購 業(yè)務部門的控制必須在制度上和程序及操作上作出界定。我們可按 采購 業(yè)務的流程,作如下的分段控制。

  1、 采購 談判,即由專人負責與供貨商的談判,這種談判按公司制定的供貨商文件進行,并按供貨商文件與供貨商簽訂 采購 合同。公司要專門培養(yǎng)一批談判高手,使之成為真正的買手,這與公司的利益十分有關。

  2、按合同訂貨。在完成了訂貨合同后, 采購 業(yè)務部第二批專人開始按照合同,并根據(jù)各連鎖門店的銷售情況向供貨商發(fā)出送貨指令,這種指令的發(fā)出不要認為是很簡單的事,必須要考慮許多綜合的因素,如銷售量與周轉(zhuǎn)量的平衡,供貨商最低與最高送貨批量、送貨的間隔時間與頻率等。

  3、與供貨商的服務配合與監(jiān)督。供貨商的商品進入連鎖公司后, 采購 業(yè)務部要有專人對商品在各個環(huán)節(jié)的運轉(zhuǎn)進行監(jiān)督與控制,對供貨商的服務既要進行配合,也要進行考核與評價,以此作為公司制定對不同類型供貨商的政策。

  4、付款。 采購 業(yè)務部會同財務部按照訂貨合同,參照供貨商服務配合和其他方面的考核標準對供貨商進行付款。

  以上這種程序化的分段控制方法,把 采購 過程分解成四個階段,并進行專業(yè)化分工的操作,既能通過專業(yè)化分工提高連鎖店總部的 采購 功能與 采購 效率,又能通過各個環(huán)節(jié)的互相監(jiān)督與控制,達到對 采購 業(yè)務部的有效控制。

  對 采購 業(yè)務而言,光片面強調(diào)控制是不夠的,因為這是一個變化最多端的領域,個人的素質(zhì)和才華在這一領域是很容易得到發(fā)揮的,要強化總部的 采購 功能,首先要選好人才,光是聽話的而無創(chuàng)造力的人對連鎖企業(yè)長期發(fā)展不利,而具有創(chuàng)造力的人往往又會使人感到無法控制。因而一般觀點是,建立 采購 系統(tǒng)的制度是為了達到有效控制,但對 采購 業(yè)務人員的選用,老總們應超越自我,以素質(zhì)和才華為重,因為只有具有創(chuàng)造力的業(yè)務人員才可能為企業(yè)創(chuàng)造財富,況且良好的企業(yè)制度可以規(guī)范他們本身的行為

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